16 mar
Heartland Alliance International
Tumaco
**Organización**:Heartland Alliance International (HAI)
**Puesto**:Asistente Administrativa
**Lugar de trabajo**:Tumaco
**Tipo de contrato**:Contrato laboral a término fijo
**Duración de contrato**:6 meses
**Número de vacantes**:1
**General**
Heartland Alliance International (HAI) es una entidad sin ánimo de lucro con sede principal en Chicago, EEUU.
Fue creada con la misión de promover los derechos humanos y proveer servicios a comunidades que viven, en situaciones de alta vulnerabilidad, pobreza o en contextos de conflicto o violencia.
HAI trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles.
Los programas globales de HAI en salud pública trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo.
Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nível local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos.
HAI actualmente implementa proyectos en cerca de una docena de países en América latina y el Caribe, África y el medio oriente.
**Proyecto**
**Semillas de Apego.
**HAI está implementando un programa integral de acompañamiento psicosocial comunitario dirigido a personas cuidadoras responsables de la crianza de niñas y niños de primera infancia.
Quienes viven o han vivido en contextos adversos por violencia, desplazamiento forzoso y pobreza extrema.
Mediante lo cual se busca promover la salud mental del cuidador principal, que es importante en sí misma y como un vehículo para proteger el desarrollo infantil temprano
**Objetivo del Cargo**
Apoyar la operación del proyecto Semillas de Apego,
garantizando que los procesos administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y siguiendo los procedimientos internos para el control la información, manejo del efectivo y planificación de gastos de proyecto.
**Posición dentro de la Organización**
La supervisión del cargo será ejercida por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero.
Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo del Centro (Monitoras psicosociales, coordinación territorial, gerente del proyecto, personal asociado a la Universidad).
El desempeño del trabajador será evaluado al final del periodo de prueba y posteriormente, semestralmente por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero.
**Responsabilidades a Desarrollar
Las responsabilidades del cargo se basan principalmente en estos aspectos:
- Apoyo general de orden administrativo y secretarial
- Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, etc.)
según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gastos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completadas.
- Responsable de la caja menor de la oficina y el correcto manejo de recibos, comprobantes y efectivo.
- Apoya a la Coordinadora en la planificación de reuniones y la agenda de la oficina de territorio.
- Tramitar de solicitudes de viajes y anticipos y solicitudes pago por la plataforma Docusing
- Gestiona la coordinación de conferencias, viajes, logística de eventos de Proyecto.
- Responsable de la recepción de la oficina.
Esto incluye estar pendiente de las personas que llegan y salen de las instalaciones, hacer registro de invitados y contestar llamadas, entre otros.
- Coordinar los procesos administrativos para la adquisición de equipos, materiales de oficina, pago de servicios y otros (cotizaciones, cuadros comparativos, contratos).
- Apoyar a los equipos programáticos y consultores en la ejecución de las actividades de proyecto.
- Observar y mantener registros del proceso de adquisiciones para garantizar total transparencia.
- Elaborar la lista de compra y gestionar la adquisición de productos de oficina, de aseo y consumibles.
- Apoyar al equipo administrativo central en el proceso de archivo digital y físico de todos los documentos financieros y pagos llevados a cabo por la organización.
- Otras actividades solicitadas por el equipo del proyecto,
en el marco de sus funciones.
- Apoyar la gestión y adecuación de espacios necesarios para la implementacion de la secciones del proyecto
- Liderar la entrega de bonos a participantes y llevar el inventario de los mismos.
- Solicitar anticipos y sus correspondientes legalizaciones para el buen cumplimiento de las actividades.
- Garantizar la entrega de refrigerios durante todas las secciones.
- Realizar apoyo en las focalizaciones y socializaciones del proyecto.
- Tener el inventario de materiales actualizado.
**General**:
- Participación activa en las reuniones de coordinación y planificación mensual del equipo, y reuniones de seguridad semanales;
- Demás funciones o tareas que el equipo de HAI conside
Muestra tus habilidades a la empresa, rellenar el formulario y deja un toque personal en la carta, ayudará el reclutador en la elección del candidato.