13 mar
International Rescue Committee
San Vicente
**Requisition ID**: req26845
**Job Title**:OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOGOTÁ
**Sector**:Administrative/General Office
**Employment Category**: Fixed Term
**Employment Type**: Full-Time
**Open to Expatriates**: No
**Location**: Bogota, Colombia
**RESUMEN DEL PUESTO**
Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.
**RESPONSABILIDADES**:
- Responsabilidades de la administración general.
- Supervisar y garantizar adecuadamente la organización de la oficina Bogotá para satisfacer las necesidades de los equipos presenciales en esta.
- Coordinar con los departamentos que trabajan en conjunto en la oficina, la documentación para el pago de servicios públicos y administrativos de la organización.
- Asistir a todos los departamentos en la implementación de sistemas administrativos efectivos en sus respectivos departamentos.
- Gestión de instalaciones y suministros.
- Supervisar el proceso de recepción, registro y seguimiento de las solicitudes de espacio, alojamiento y suministros.
- Supervisar y confirmar la identificación de nuevas locaciones, según sea necesario.
- Identificar y supervisar las solicitudes de reparaciones y/o suministros necesarios y remitirlas al departamento de SC para que tome medidas, cuando sea necesario.
- Supervisar el mantenimiento de registros de inventario de suministros de oficina (artículos de papelería, limpieza y cocina, toners, etc.) y avisar de inmediato al departamento de SC sobre las necesidades de reabastecimiento.
- Punto focal para solicitudes y para mantener registros de inventario para todos los muebles de oficina y avisar de inmediato al departamento de SC sobre necesidades adicionales.
- Asegúrese de que todo el equipo de oficina esté abastecido con los suministros necesarios (tóner, papel, etc.). Referir cualquier mantenimiento requerido al Oficial de TI y al departamento de SC.
- Revisar y verificar las facturas recibidas por las instalaciones (oficinas, casas de huéspedes, residencias permanentes del personal), incluidos los servicios públicos, el mantenimiento, la provisión de suministros estándar, muebles o equipos nuevos, y preparar las solicitudes de pago; realizar análisis de facturas para hacer recomendaciones sobre los enfoques de facturación más rentables; Mantenga un registro de todos los gastos.
- Garantizar que las instalaciones de oficinas y alojamiento estén bien gestionadas y mantenidas.
- Manejo de correspondencia y comunicaciones escritas de IRC.
- Mantenimientos locativos de las instalaciones de la oficina y seguimiento de acondicionamiento estructural de los espacios físicos de la oficina, supervisar arreglos y adecuaciones de ser necesarios.
**Qualifications**
- Diploma en Administración o carrera afín.
- Al menos 2 años de experiência en un puesto similar o equivalente en programas humanitarios o de desarrollo.
- Experiência previa en el manejo de diferentes partes interesadas y/o coordinación de actividades.
- Comprensión demostrada de trabajar con personas de diferentes culturas.
Habilidades y competencias demostradas:
Excelentes habilidades multitarea, organizadas y de seguimiento,
orientadas a los plazos, buen jugador de equipo y puede trabajar bien bajo presión.
- Actitud positiva y mente de excelente servicio.
- Habilidad de gestión del tiempo.
- Habilidad de priorización.
- Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.
Muestra tus habilidades a la empresa, rellenar el formulario y deja un toque personal en la carta, ayudará el reclutador en la elección del candidato.