08 mar
Veolia Colombia
Bucaramanga
Importante multinacional requiere para su equipo de trabajo AUXILIAR ADMINISTRATIVO, debe gestionar las actividades administrativas y de seguimiento a ordenes de compra, correspondencia y facturación cumpliendo con las metas propuestas.
Formaciòn: Técnico o tecnólogo en áreas administrativas. Manejo de herramientas ofimáticas.
Experiencia:: Mínimo (1) año en cargos similares.
Salario $1.566.050 + aux transporte 200.000
Funciones:
Realizar seguimiento a las solicitudes de compra establecidas por las distintas áreas de la organización, de acuerdo a los lineamientos definidos y dar seguimiento para su debido tratamiento.
Reportar información periódica a la Gerencia Administrativa y Financiera para la toma de decisiones.
Programar todos los requerimientos solicitados por la Coordinación Financiera: trámite de pólizas,
seguros de vehículos, y los demás documentos financieros que se deban tramitar por el área Administrativa y financiera.
Asesorar y evacuar consultas técnicas en el área de su competencia.
Recepción, revisión, gestión y archivo de facturas recibidas de los proveedores, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la organización.
Seguimiento y radicación de la facturación a partir de las órdenes de compra registradas en latis hasta que la orden se dé por cumplida o se solicite su cierre por parte del requisitor.
Reportar todas aquellas facturas que al momento de su radicación no cuenten con una orden de compra a la Coordinación Administrativa con copia a la GAF a fin de identificar los motivos que suscitan tal hecho.
Cerrar los casos asociados a solicitudes de devolución de factura en processmaker con todos los soportes que justifican el cierre
Mantener actualizada la bitácora de control de devolución de facturas de forma periódica para reporte mensual
Radicar todas las facturas sin excepción el mismo día, máximo al día hábil siguiente a la fecha que
sea remitida por el proveedor.
Asegurar la radicación de la factura en la plataforma de processmaker o la que se defina por el
área de Monitoreo _ CSC.
Hacer entrega de toda la correspondencia allegada a las instalaciones de la empresa a las áreas
responsables, dejando soporte de su entrega.
Apoyar las áreas en requerimientos administrativos, cuando se considere necesario
Asistir a todas las formaciones programadas por la empresa
Informar al jefe directo sobre la correspondencia especial que llega a la empresa por medio del
VUR y que requiere trámite urgente.
Informar al jefe inmediato sobre las anomalías ocurridas en el área que afecten o puedan afectar el
desarrollo normal de las actividades de la empresa.
Realizar los rechazos electrónicos y cerrar los casos asociados al VUR que se registren en la
plataforma Processmaker, conservando constancia del rechazo en carpeta Drive.
El colaborador mensualmente deberá presentar informes de gestión ante a la GAF acerca del cumplimiento de las funciones de su cargo, acompañado de los soportes correspondientes.
Elaboración de Oficios devolución de factura con sus correspondientes soportes, asegurando el cierre del caso en Processmaker.
Determinar condiciones y actos que a su conciencia le parezcan inseguros e informar inmediatamente a su jefe, Jefe / Coordinador de PSS o tomar una decisión inmediata si el caso lo amerita, esto incluye su propio equipo de protección.
Contribuir y aplicar a que su lugar de trabajo cumpla las políticas de PSS en un 100%.
Inspeccionar el estado físico de los elementos de trabajo (equipos, herramientas, elementos de
protección personal) antes de su uso.
Participar en todas las actividades de entrenamiento, con el fin de estar capacitado para enfrentar
cualquier riesgo que se presente e identificar los aspectos ambientales significativos de su cargo.
Participar dinámicamente en todas las reuniones y dar sugerencias para mejorar y/o cambiar
las condiciones de trabajo.
Manejar los residuos generados y mantener el orden y aseo en los sitios de trabajo.
Demás funciones relacionadas con el cargo.
- Educación mínima: Universidad / Carrera tecnológica
- 1 año de experiencia
Muestra tus habilidades a la empresa, rellenar el formulario y deja un toque personal en la carta, ayudará el reclutador en la elección del candidato.